Hieronder vind je per thema een aantal praktische afspraken of richtlijnen die mee vorm kunnen geven aan je Kijkstage Bij een ander.
Klik op een titel om meer te lezen.
Voorbereiding
Als bezoeker
Een kijkstage is een professioneel bezoek, bereid je hier dus op voor. Volgende tips kunnen je op weg helpen:
Bezoek de website van de gastorganisatie, zo krijg je al een eerste beeld van wat je kan verwachten.
Schrijf voor je bezoek enkele vragen op. Zo ben je zeker dat je de informatie krijgt die je nodig hebt.
Maak je vragen concreet en persoonlijk. Wanneer zou de Kijkstage voor jou een succes genoemd kunnen worden? Wat wil je meenemen uit dit contact? Bv. een naam van een contactpersoon, een afspraak voor een cliënt, …
Tijdens de Kijkstage ben jij ook een vertegenwoordiger van jouw organisatie. Hoe ga jij je organisatie en je functie voorstellen? Neem eventueel wat folders mee om af te geven.
Zoek naar de win-win van jouw bezoek, wat kan jij voor de gastorganisatie betekenen?
Als gastorganisatie
Breng je collega’s op de hoogte dat er bezoekers zullen komen. Vergeet hierbij niet om ook de collega’s van het onthaal te informeren.
Denk binnen de organisatie na over hoe de dag eruit zal zien. Wie zal zich op welke momenten met de bezoekers bezighouden? Wat wil je laten zien? Welke activiteiten zijn het meest zinvol om de bezoeker te laten ontdekken?
Informeer de bezoeker(s) ook over de afspraken rond het lunchmoment. Moeten zij zelf eten meenemen? Waar kunnen ze lunchen, met wie?
Komt de bezoeker in contact met cliënten van de organisatie? Denk dan ook aan het beroepsgeheim en/of laat de cliënten participeren aan de voorstelling of rondleiding. Voor inspiratie hierrond zie punt 2.
Neem voor je aan de dag begint ook wat tijd om de bezoeker(s) wat beter te leren kennen; vanwaar de keuze voor jouw organisatie, wat zijn hun vragen?
Neem aan het einde van de dag de tijd om naar de indrukken van de bezoekers te polsen; wat hebben ze geleerd, wat viel hen op, wat nemen ze mee naar hun organisatie en hoe kan dit de samenwerking eventueel bevorderen?
Zoek naar de win-win, wat kan de bezoeker voor jouw organisatie betekenen?
Tot slot; maak een selfie tijdens het bezoek! Post hem via sociale media met de hashtags #bijEenAnder #echangeDeTravailleurs of mail hem naar kijkstages-bij-eenander@kenniscentrumwwz.be
Beroepsgeheim
Een doel van de Kijkstages is sensibiliseren rond de thema’s beroepsgeheim & cliëntparticipatie. Het is belangrijk dat er overlegd wordt over hoe dit binnen de organisatie concreet zal worden ingevuld, alvorens de bezoekers te ontvangen.
Het beroepsgeheim is geen factor die een bezoek zou mogen belemmeren, het is juist de uitgesproken aangelegenheid om hiermee aan de slag te gaan en tevens te werken rond cliëntparticipatie. Het is immers de cliënt die mag beslissen wat er met zijn/haar persoonlijke gegevens gebeurt. Ga in gesprek met de cliënten en bekijk met hen ook de voordelen van de actie. Bevraag op welke manier zij kunnen profiteren van een betere samenwerking tussen diensten en sectoren. Welke vragen zouden zij graag stellen aan de bezoeker?
Ga hier als organisatie en team creatief mee aan de slag. Kunnen de cliënten deelnemen tijdens het bezoek en de dienst mee voorstellen en voorbeelden geven van de werking? Tijdens welke activiteiten vinden de cliënten dat de bezoekers welkom zijn (bv. kookactiviteit) en wanneer liever niet (bv. psychotherapeutische groepsgesprekken)? Andere vragen kunnen zijn: welke informatie is essentieel om te delen tijdens een teamvergadering? Moeten we een deel anonimiseren?
Om je als organisatie verder op weg te helpen, kan je hier een formulier vinden om te bespreken en eventueel in te laten vullen door de cliënt.
Aarzel niet om het team van de Kijkstages te contacteren om hier samen verder over na te denken (contact).
Loon, verplaatsingskosten & verzekering
Bij het inschrijven voor een Kijkstage van één (halve) dag gaat de deelnemer en zijn/haar werkgever akkoord met volgende afspraken betreffende engagement, verzekering en verantwoordelijkheden:
Tijdens de kijkstage blijven de loonkosten van de deelnemende medewerkers ten laste van de eigen werkgever. Ook de verplaatsingskosten worden gedragen door de eigen werkgever.
De deelnemende medewerker blijft gedurende de uitwisseling verzekerd bij zijn/haar eigen werkgever. Indien er een ongeval of iets dergelijks gebeurt, verbindt de gastorganisatie zich ertoe zo snel mogelijk de eigenlijke werkgever op de hoogte te brengen indien de deelnemer hier niet meer toe in staat is.
Indien de deelnemer de dag van de Kijkstage ziek is, contacteert hij/zij de contactpersoon van de gastorganisatie om dit mee te delen.
De deelnemer is tijdens de uitwisseling gebonden aan het beroepsgeheim. Dit beroepsgeheim wordt ingevuld conform artikel 458 van het strafwetboek en artikel 7 van het decreet Integrale Jeugdhulp.
Voor dit project en website worden de privacyregels van het Kenniscentrum WWZ gevolgd: https://bijeenander.brussels/privacy. De bezoeker ontvangt de persoonsgegevens (naam, telefoon en e-mailadres) van de contactpersoon van de gastorganisatie. De contactpersoon van de gastorganisatie ontvangt eveneens de persoonsgegevens (naam, telefoon en e-mailadres) van de bezoeker. Dit om het bezoek mogelijk te maken. Het Kenniscentrum WWZ deelt deze gegevens met Bij een ander-partners Bru-Stars & eerstelijnszone BruZEL, waarmee het een verwerkersovereenkomst afsloot.
Evaluatie & klachten
Na elke editie zullen we je, zowel als bezoeker én als gastorganisatie, vragen je ervaring met ons te delen via een evaluatieformulier. De link naar dit formulier zal je na je Kijkstage per mail ontvangen.
Zijn er in tussentijd belangrijke situaties of klachten waarvan je ons op de hoogte wil brengen? Neem dan contact met ons op.
Wie kan deelnemen aan de Brusselse Kijkstages “Bij een ander”?
Ben je werkzaam in een Brusselse organisatie uit het brede landschap van welzijn, wonen of zorg? Dan hebben we heel graag dat je meedoet met deze Kijkstages als gastorganisatie & als bezoeker.
Dit is dus geen aanbod voor studenten/stagiairs die nog studeren.
Kan ik als bezoeker de kans op het verkrijgen van mijn eerste keuze vergroten?
Als bezoeker geef je bij inschrijving drie plaatsen door waar je graag op Kijkstage wil gaan. Je favoriet zet je helemaal bovenaan. Kan je de kans vergroten dat je ook echt bij deze topfavoriet op bezoek mag gaan?
Bij het matchen proberen we natuurlijk zoveel mogelijk rekening te houden met de voorkeuren van de bezoeker. Helaas zijn er elk jaar wel organisaties die erg populair zijn en die meer aanvragen krijgen dan dat er plaatsen zijn. We kunnen dus niet iedereen zijn eerste keuze garanderen.
Wil jij toch je kansen optimaliseren?
- Bied als organisatie dan zelf ook een Kijkstage aan. Personeelsleden van deelnemende organisaties krijgen immers voorrang. Ze kunnen zich een week vroeger inschrijven!
- Wees er als de kippen bij wanneer deze ‘early bird’ registratie start: schrijf je dus in op de nieuwsbrief (https://bijeenander.brussels/nieuwsbrief).